Peranan Komunikasi dalam Organisasi

Peranan Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.

Sebagai makhluk sosial, di dalam kehidupannya sehari-hari, manusia harus melakukan komunikasi dan interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi, manusia membutuhkan orang lain atau suatu kelompok untuk melakukan interaksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama kelompok dan masyarakat.

Di dalam organisasi atau perusahaan tersebut biasanya selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan berjalannya suatu organisasi atau perusahaan, yang terdiri dari pimpinan dan karyawan atau anggota. Di antara kedua belah pihak harus terjalin two way communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik. Untuk itu, diperlukan kerja sama untuk yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi atau organisasi / perusahaan, untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang diinginkan. Komunikasi dan Interaksi yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu untuk memperoleh hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kelanjutan hidup mereka.

Penting bagi manajer untuk mengusahakan terciptanya komunikasi yang efektif dalam organisasi adalah karena dengan efektifnya komunikasi dalam organisasi tersebut maka akan memacu peningkatan kepuasan kerja karyawan, sehingga dapat meningkatkan produktivitas yang artinya bagi organisasi adalah bahwa dalam organisasi terjadi peningkatan produksi dan pengurangan biaya melalui perbaikan sikap dan tingkah laku karyawannya. Selanjutnya, masyarakat tentu akan menikmati hasil kapasitas maksimum dari organisasi serta naiknya nilai manusia di dalam konteks pekerjaan. manusia merupakan unsur yang terpenting dalam suatu organisasi, maka pemeliharaan hubungan yang terus-menerus dan serasi antara manajer dengan karyawan dalam setiap organisasi menjadi sangat penting. Pemeliharaan hubungan tersebut adalah menyangkut komunikasi yang efektif dalam organisasi agar dapat tercapai kepuasan kerja karyawan.

Memperbaiki Proses Komunikasi

Efektifitas komunikasi dapat dideteksi melalui “sampai seberapa jauh pihak-pihak yang terlibat menangani empat aspek komunikasi” yang meliputi : perbedaan persepsi, emosi, ketidakkonsistenan antara komunikasi verbal dan non-verbal, dan kepercayaan (maupun ketidakpercayaan) awal antara pihak yang terlibat.

a.        Perbedaan Persepsi

Merupakan salah satu hambatan komunikasi yang lazim dijumpai. Orang yang mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman berbeda kerap menerima fenomena sama dari prespektif yang berbeda.

Perbedaan bahasa sering berkaitan dengan perbedaan dalam persepsi individu. Agar suatu pesan dapat dikomunikasikan secara tepat, kata-kata yang dipergunakan harus mempunyai arti yang sama bagi pengirim maupun penerima.

Untuk mengatasi hal tersebut, pesan harus dijelaskan sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan pengalaman berbeda.

b.        Emosi

Reaksi emosional (seperti marah, cinta, mempertahankan opini, cemburu, takut, malu, dan lain-lain) akan berpengaruh terhadap cara orang memahami pesan dari orang lain dan cara orang lain memahami pesan orang tersebut. Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba memahaminya ketika emosi menimbulkan masalah.

c.         Ketidakkonsistenan

Banyak kalangan yang berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis merupakan medium utama komunikasi. Pada kenyataannya, pesan yang dikirimkan maupun diterima kerap dipengaruhi oleh faktor non-verbal seperti gerakan tubuh, pakaian, jarak fisik pelaku komunikasi, postur tubuh, gerakan anggota badan, ekspresi wajah, gerakan mata, sentuhan badan, dan lain-lain.

Kunci untuk mengatasinya adalah dengan mewaspadainya dan berjaga-jaga agar tidak mengirimkan pesan palsu. Untuk itu pesan verbal haruslah selalu selaras dengan aspek non-verbalnya.

d.        Ke(tidak)percayaan awal

Tingkat kepercayaan penerima pesan pada umumnya merupakan fungsi kredibilitas dari pengirim dalam benak penerima pesan tersebut. Kredibilitas pengirim pesan sangat dipengaruhi oleh lingkungan dalam konteks yang bersangkutan mengirimkan pesan. Disinilah sejarah hubungan kerja mempunyai hubungan komunikasi. Kredibilitas merupakan hasil dari proses jangka panjang yang mana kejujuran seseorang, niat baik dan keadilan dikenal dan dipahami oleh orang lain. Hubungan yang baik dalam bekomunikasi hanya dapat dikembangkan melalui tindakan yang konsisten.

Pada zaman modern seperti sekarang, banyak organisasi atau perusahaan yang menggunakan media elektronik misalnya FAX, Phone, SMS, MMS, Internet, Email, Tele-Conference, Video Conference, dll sebagai media untuk berkomunikasi. Dengan menggunakan media elektronik tersebut, dampak positifnya adalah kegiatan komunikasi bisa berjalan lebih mudah, efektif dan efisien. Sedangkan dampak negatifnya adalah bisa menyebabkan melimpahnya informasi dan berkurangnya kesempatan untuk berkomunikasi kontak muka. Jadi melakukan komunikasi dengan menggunakan media elektronik tidak selalu mendapatkan dampak positifnya , tetapi juga ada dampak negatifnya.